Un guide rapide pour le sourçage, la présélection et l’embauche à distance

Par Gina Gauna, directrice d’Aerotek

Les talents sont toujours recherchés et la concurrence augmente pour les employés qualifiés. Alors que de plus en plus d’entreprises s’adaptent aux impacts de la COVID-19, elles cherchent à rester devant la concurrence en intégrant les talents dont elles ont besoin maintenant. Cependant, la mise en place d’un programme de sourçage, de présélection et d’embauche à distance pour les nouveaux employés n’est pas aussi facile qu’elle en a l’air.

Que doivent savoir les employeurs sur les meilleures pratiques pour naviguer avec succès dans la nouvelle normalité?  Voici quelques recommandations sur le sourçage, la présélection, l’'embauche et l’intégration que vous pouvez personnaliser pour répondre aux besoins d’affaires de votre entreprise.

Sourçage et entrevues

Le sourçage de nouveaux candidats à l’emploi peut se poursuivre tout en apportant de petites modifications à votre processus :

• Profitez de l’évolution du bassin de main-d’œuvre, qui comprend les talents récemment licenciés, ainsi que ceux qui sont temporairement sans emploi en raison de la pandémie
• Augmentez vos efforts de recommandation des candidats; les nouveaux employés dans cet environnement ont souvent d’anciens collègues qui cherchent également un nouvel emploi
• Les chercheurs d’emploi peuvent hésiter à afficher leur nouveau statut sur LinkedIn; vous devrez peut-être ajuster vos publications et la fréquence de publication pour vous assurer que les candidats savent que vous embauchez en ce moment
• Améliorez vos protocoles d’entrevue vidéo de façon à ce qu’ils soient aussi simples et efficaces que votre processus en personne
• Vous n’avez pas à faire tout cela seul. Travailler avec une agence de recrutement de confiance vous donne accès à une base de données des chercheurs d’emploi actuels et à la gestion de toutes les responsabilités préalables à l’embauche.

Présélection et embauche

Les entreprises qui n’ont généralement pas un grand nombre de nouveaux employés peuvent avoir de la difficulté à faire face à l’évolution de la réglementation gouvernementale alors qu’elles intensifient leurs procédures de télétravail.

Voici quelques tâches à traiter :

• Traitement à distance des documents de vérification d’admissibilité à l’emploi, vérification des antécédents, tests de dépistage de drogues et vérification de la formation académique et de l’expérience professionnelle
  • Nouvelles  directives fédérales permettent une certaine souplesse  en ce qui concerne l’examen physique des documents d’embauche
  • Vérifiez physiquement toute personne embauchée à distance si les ordonnances de confinement ont été levées dans votre juridiction d’ici le 19 mai 2020
• Évaluez la nécessité d’apporter des changements temporaires à vos exigences en matière de dépistage des drogues et de vérification des antécédents
  • Il y a actuellement des retards dans certains traitements, comme la vérification du dossier criminel, le dépistage des drogues, la vérification du dossier médical, la vérification du permis de conduire et la vérification de la formation. Envisagez de renoncer temporairement au processus de présélection afin de permettre aux nouveaux employés de travailler dès que les vérifications des antécédents sont effectuées et que les exigences des clients sont satisfaites
• Acceptez les signatures électroniques pour tous les documents d’embauche requis
• Fournissez un accès en ligne aux outils d’évaluation qui aident à déterminer l’adéquation de l’emploi
• Assurez-vous que les candidats ont la capacité de télétravailler en vérifiant : 
  • Le type et la vitesse de leur connexion Internet
  • Leur configuration matérielle et logicielle
  • Si leur environnement est propice au travail à distance

Intégration

La communication est la clé d’une bonne intégration à distance. Les personnes embauchées comprennent que de nouveaux processus sont maintenant en place, mais pour vous assurer que vos nouveaux employés vivent une expérience positive dès le départ, restez en contact avec eux et suivez les pratiques exemplaires :

• Fournissez-leur un résumé et un échéancier décrivant le processus d’intégration avec les jalons
• Assurez-vous d’avoir un processus documenté pour assigner et suivre tout l’équipement de travail à distance
• Expédiez tout le matériel aux nouveaux employés ou prévoyez une méthode de ramassage sécuritaire avant leur premier jour à l’emploi
• Veillez à ce que les nouveaux employés obtiennent l’accès aux systèmes et comprennent où appeler pour obtenir du soutien en lien au réseau ou à l’appareil
  • Pour l’ordinateur, le réseau, les logiciels ou le matériel
• Simplifiez vos processus
  • Un nouvel employé a en moyenne 54 activités à mener à bien pendant son processus d’intégration. Veillez à ce que le processus d’intégration facilite le rendement d’un employé plutôt que le contraire
• Prévoyez une séance de présentation virtuelle et souhaitez la bienvenue aux membres clés de l’équipe 
  • Identifiez un collègue ou une équipe pour soutenir le nouveau venu et pour répondre à ses questions
• Créez des points de contact avec le superviseur et l’équipe par une plateforme de réunion en ligne comme Webex ou Microsoft Teams
• Prévoyez des temps d’observation virtuelle des autres membres de l’équipe
• Planifiez des cafés ou des dîners virtuels avec des partenaires de bureau

La planification proactive est payante

En mettant en œuvre des exigences de télétravail, vous répondrez aux besoins d’affaires actuels tout en créant des gains d’efficacité qui génèrent des rendements à long terme pour les tâches qui pourront continuer à être réalisées à distance à l’avenir.

Si vous souhaitez avoir plus de conseils sur la façon de faire la transition avec le télétravail, veuillez communiquer avec Aerotek dès maintenant.